ZUGFeRD oder XRechnung? Der Unterschied erklärt – Profile, Formate und welches du wann brauchst

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ist ein hybrides Rechnungsformat: eine PDF-Datei nach dem Archivstandard PDF/A-3, in die eine XML-Datei mit den Rechnungsdaten eingebettet ist. Du öffnest die Datei wie jedes andere PDF und siehst deine gewohnte Rechnung; die Buchhaltungssoftware deines Kunden greift dagegen auf das XML zu und liest Beträge, Steuersätze und Fälligkeit maschinell aus.

Factur-X ist das französische Schwesterformat. Seit Version 2 sind ZUGFeRD und Factur-X technisch identisch – dieselbe XML-Struktur im CII-Format, dieselben Profile. Wenn dir ein Lieferant also „Factur-X“ schickt, ist das für dich eine ZUGFeRD-Rechnung, und umgekehrt.

Die Profile sind der Punkt, an dem es kompliziert wird. ZUGFeRD kennt MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (früher COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG. Die ersten beiden enthalten nur Kopfdaten ohne Positionen und gelten deshalb nicht als E-Rechnung im Sinne der Pflicht. Für die E-Rechnungspflicht taugt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 und ab Profil BASIC; sicher bist du mit EN 16931. Noch ein wichtiger Punkt: Weichen PDF-Ansicht und XML voneinander ab, zählt im Zweifel der XML-Teil – die sichtbare Rechnung ist nur die Sichtkopie.

Die XRechnung ist das Format der deutschen öffentlichen Verwaltung. Sie ist ein reines XML-Dokument ohne PDF-Anteil – wer sie ohne Software öffnet, sieht nur Code. Fachlich ist die XRechnung das deutsche CIUS-Profil der europäischen Norm EN 16931: Sie übernimmt deren Datenmodell und ergänzt nationale Regeln, etwa die Pflicht zur Leitweg-ID bei Behördenrechnungen, zu Verkäufer-E-Mail und Telefonnummer oder zu Zahlungsangaben. Gepflegt wird der Standard von der KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards; aktuell ist Version 3.x.

Technisch kann eine XRechnung in zwei Syntaxen vorliegen: UBL oder CII. Beide transportieren denselben Inhalt, und Empfänger, die XRechnungen annehmen, verarbeiten in der Regel beide. Für dich als Aussteller ist das nur insofern relevant, als deine Software eine der beiden erzeugt – welche, ist im Alltag egal.

Verpflichtend ist die XRechnung bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber: Für Lieferanten des Bundes gilt das seit dem 27. November 2020 nach der E-Rechnungsverordnung, viele Länder und Kommunen haben nachgezogen. Wer für die Stadt, ein Landesamt oder eine Bundesbehörde arbeitet, kommt um die XRechnung nicht herum. Im B2B-Geschäft ist sie seit der E-Rechnungspflicht ebenfalls ein zulässiges Format – und wegen ihrer Verbreitung in Buchhaltungssoftware oft die sicherste Wahl.

Die folgende Übersicht stellt die beiden Formate Punkt für Punkt gegenüber. Sie ersetzt keine technische Spezifikation, reicht aber, um im Alltag die richtige Entscheidung zu treffen.

Kurz gesagt: ZUGFeRD ist bequemer für den Empfänger, die XRechnung ist verbindlicher und bei Behörden gesetzt. Beide sind gleichwertig, was die E-Rechnungspflicht angeht – vorausgesetzt, das ZUGFeRD-Profil ist mindestens BASIC.

Die Entscheidung hängt weniger von dir als von deinem Kunden ab. Drei Fälle decken den Alltag eines Handwerks- oder Dienstleistungsbetriebs fast vollständig ab.

Erstens Behörden und kommunale Betriebe: Hier ist die XRechnung gesetzt, inklusive Leitweg-ID des Auftraggebers. Ein ZUGFeRD-PDF nehmen viele Rechnungsportale nicht an. Frag im Zweifel vorher, über welche Plattform und in welchem Format die Stelle Rechnungen annimmt.

Zweitens Geschäftskunden mit Buchhaltungssoftware – Hausverwaltungen, GmbHs, größere Betriebe: Hier gehen beide Formate. Viele Buchhaltungssysteme verarbeiten XRechnung und ZUGFeRD gleichermaßen; frag die Buchhaltung, was sie bevorzugt, und bleib dann dabei. Drittens kleine Gewerbekunden ohne Software, etwa der Imbiss oder das Nagelstudio: Sie müssen E-Rechnungen zwar empfangen, können mit reinem XML aber wenig anfangen. Hier ist ZUGFeRD freundlicher – oder du schickst die XRechnung als XML und legst ein normales PDF derselben Rechnung als Sichtkopie bei.

Diese letzte Variante – XRechnung plus PDF-Sichtkopie – ist für Betriebe, deren Software nur ein Format beherrscht, ein guter Standard. Sie erfüllt die Pflicht, funktioniert bei Behörden und lässt den Kunden ohne Software nicht im Regen stehen. Nur eines darfst du nicht vergessen: Führendes Dokument ist das XML, und das musst du aufbewahren.

Seit 2025 musst du beide Formate annehmen können, und dein Lieferant entscheidet, welches er schickt. Beim ZUGFeRD-PDF siehst du die Rechnung sofort; beim XRechnung-XML brauchst du einen Viewer oder eine App, die die Datei importiert und als Rechnungsansicht mit Beträgen und Fälligkeit darstellt. Solche Viewer gibt es kostenlos, und die meisten Rechnungs-Apps für kleine Betriebe bringen den Import mit.

Beim Ablegen gilt bei beiden Formaten dieselbe Regel: Das Original bleibt unverändert. Bei der XRechnung ist das die XML-Datei, beim ZUGFeRD das komplette PDF – nicht nur ein Ausdruck, nicht nur das herausgelöste XML. Acht Jahre ab Jahresende, nach § 14b UStG und § 147 AO, und so, dass die Datei weiterhin maschinell lesbar ist. Ein ZUGFeRD-PDF, das du in einem anderen Programm neu speicherst oder mit anderen PDFs zusammenfügst, verliert leicht sein eingebettetes XML und damit seinen Status als E-Rechnung.

PlanifyMinds B2B importiert im Pro-Tarif XRechnungen in beiden Syntaxen (UBL und CII) sowie Factur-X- und ZUGFeRD-PDFs und liest die Rechnungsdaten aus. Ausgehend erzeugt die App ausschließlich XRechnung im CII-Format – ZUGFeRD kann sie nicht erstellen. Für die Ablage der Originale nutzt du am besten zusätzlich einen festen Ordner je Jahr; die App bietet ein GoBD-Exportpaket mit Prüfsummen, aber kein revisionssicheres Archiv.

Ob eine E-Rechnung formal korrekt ist, prüfst du mit einem Validator. Die KoSIT stellt dafür ein kostenloses Prüftool bereit, das eine XML-Datei gegen die XRechnung-Regeln testet und jede Verletzung mit Regelnummer und Beschreibung auflistet. Viele Rechnungsportale und Buchhaltungsprogramme nutzen intern dieselben Regelwerke – was der Validator ablehnt, lehnt in der Regel auch das Portal ab. Bei ZUGFeRD kommt zusätzlich die Prüfung hinzu, ob das PDF ein gültiges PDF/A-3 ist.

Die häufigsten Fehler sind erstaunlich banal und wiederholen sich in fast jedem Betrieb. Fast alle fängt eine Software ab, die vor dem Erzeugen validiert. Prüfe deine Stammdaten einmal gründlich, dann verschwindet die Hälfte der Liste von selbst.