Rechnung schreiben: Alle Pflichtangaben nach § 14 UStG, die Rechnungsnummer und ein Muster-Aufbau

Die Umsatzsteuer lebt vom Vorsteuerabzug: Dein gewerblicher Kunde bekommt die Umsatzsteuer, die du ihm berechnest, vom Finanzamt zurück – aber nur, wenn ihm eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt. Ordnungsgemäß heißt: Alle Angaben aus § 14 Abs. 4 UStG sind vorhanden und richtig. Fehlt die Steuernummer oder das Leistungsdatum, ist die Rechnung aus Sicht des Finanzamts keine Rechnung im Sinne des Vorsteuerabzugs.

Für dich hat das zwei Folgen. Erstens verzögert sich die Zahlung: Eine aufmerksame Buchhaltung prüft Eingangsrechnungen auf Vollständigkeit und schickt fehlerhafte zurück, bevor sie überhaupt in den Zahllauf gehen. Zweitens kommt das Thema in der Betriebsprüfung wieder hoch – bei dir, wenn deine Ausgangsrechnungen nicht sauber nummeriert sind, und bei deinem Kunden, wenn er Vorsteuer aus unvollständigen Rechnungen gezogen hat. Er wird sich dann an dich erinnern.

Die gute Nachricht: Eine Rechnung lässt sich berichtigen. Du stellst ein Korrekturdokument aus, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht, und der Kunde bekommt seinen Vorsteuerabzug. Nur kostet jede Korrektur Zeit, Nachfragen und im Zweifel Wochen bis zum Geldeingang. Wer die Pflichtangaben einmal in seine Vorlage oder Software einbaut, muss sich darüber nie wieder Gedanken machen.

Jede Rechnung über 250 Euro brutto an einen anderen Unternehmer muss die folgenden Angaben enthalten. Für Privatkunden gelten sie im Kern ebenso, denn eine Pflicht zur Rechnungsstellung hast du auch dort, sobald du an einem Grundstück leistest – etwa bei Sanierung, Umbau oder Reparatur.

Zwei Sonderfälle aus dem Handwerksalltag: Erbringst du Bauleistungen an einen anderen Bauunternehmer, kann die Steuerschuld auf den Kunden übergehen; dann weist du keine Umsatzsteuer aus, sondern schreibst den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ auf die Rechnung. Und bei Rechnungen an Behörden kommen die Anforderungen der XRechnung hinzu, etwa die Leitweg-ID. Beides im Zweifel mit der Steuerberatung abstimmen.

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro brutto nicht übersteigt, gelten nach § 33 UStDV vereinfachte Anforderungen. Der Gedanke dahinter ist praktisch: Wer beim Baustoffhandel Schrauben für 38 Euro kauft, soll dafür keinen Rechnungsbeleg mit zehn Pflichtangaben verlangen müssen. Der Kassenbon reicht.

Eine Kleinbetragsrechnung braucht nur vier Dinge: den vollständigen Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung sowie das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe zusammen mit dem Steuersatz – oder, bei Steuerbefreiung, einen Hinweis darauf. Nicht nötig sind Name und Anschrift des Kunden, die Steuernummer, die Rechnungsnummer, das Leistungsdatum und der getrennte Ausweis von Netto und Steuer.

Wichtig für dich in beiden Rollen: Als Empfänger kannst du aus einer korrekten Kleinbetragsrechnung die Vorsteuer herausrechnen und ziehen. Als Aussteller darfst du die Vereinfachung nutzen, musst es aber nicht – viele Betriebe nummerieren aus Ordnungsgründen trotzdem alles durch. Die 250-Euro-Grenze bezieht sich auf den Bruttobetrag der gesamten Rechnung, nicht auf einzelne Positionen. Und noch ein Zusammenhang: Kleinbetragsrechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen, ein Papierbon bleibt also auch nach 2028 erlaubt.

Das Gesetz verlangt eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Das heißt zweierlei: Jede Rechnungsnummer darf es nur einmal geben, und die Nummern müssen einer nachvollziehbaren Reihenfolge folgen. Es heißt ausdrücklich nicht, dass die Reihe lückenlos sein muss. Eine Lücke ist erlaubt, solange du erklären kannst, wie sie entstanden ist – etwa durch eine stornierte Rechnung oder einen abgebrochenen Vorgang.

Erlaubt sind mehrere Nummernkreise, etwa je Jahr, je Filiale oder je Kundengruppe, und Kombinationen aus Buchstaben und Zahlen. Bewährt hat sich ein Muster wie RE-2026-001, das Jahr und laufende Nummer enthält und am Jahresanfang neu startet. Angebote bekommen einen eigenen Nummernkreis, damit sie nicht mit Rechnungen verwechselt werden. Was nicht geht: dieselbe Nummer zweimal, Nummern nachträglich ändern oder eine stornierte Nummer für eine neue Rechnung wiederverwenden.

Betriebsprüfer schauen auf Lücken, weil sie ein Hinweis auf nicht erfasste Umsätze sein können. Deshalb solltest du Stornos dokumentieren und die Rechnung mit der stornierten Nummer aufbewahren. Mit Software geht das leichter: PlanifyMinds B2B vergibt im Pro-Tarif automatisch Nummern im Muster RE-JJJJ-NNN; der Zähler läuft lokal auf dem Gerät und ist nicht garantiert lückenlos. Ein Storno ist dort ein Status der Rechnung – eine Stornorechnung oder Gutschrift erzeugt die App nicht. Wenn du eine bereits verschickte Rechnung korrigieren musst, schreibst du also ein Korrekturdokument mit Bezug auf die alte Nummer und klärst die Buchung mit der Steuerberatung.

Das Leistungsdatum ist der Klassiker unter den vergessenen Angaben. Es muss auf jede Rechnung, auch wenn es dem Rechnungsdatum entspricht – dann reicht der Satz „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Bei Leistungen über mehrere Tage gibst du den Zeitraum an, bei Lieferungen den Tag der Lieferung. Die Angabe des Kalendermonats genügt in der Regel.

Beim Entgelt trennst du nach Steuersätzen: Was mit 19 Prozent besteuert wird, was mit 7 Prozent, was steuerfrei ist – jeweils mit Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Eine Bruttosumme ohne diese Aufschlüsselung ist ein Formfehler. Skonto gehört als Bedingung auf die Rechnung: „Bei Zahlung bis zum 15.10.2026 gewähren wir 2 Prozent Skonto“. Den Skontobetrag selbst musst du nicht ausrechnen; nimmt der Kunde das Skonto in Anspruch, mindert sich das Entgelt und mit ihm die Umsatzsteuer, was nach § 17 UStG in der Buchung berücksichtigt wird.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen gehört ein Hinweis auf die Befreiung auf die Rechnung, etwa „Kein Ausweis von Umsatzsteuer nach § 19 UStG“. Wer als Kleinunternehmer trotzdem 19 Prozent ausweist, schuldet diese Steuer in der Regel dem Finanzamt, obwohl er sie nicht abführen müsste – ein teurer Fehler aus einer falschen Vorlage. In der iOS-Version der hier erwähnten App gibt es dafür einen § 19-Schalter, der den Steuersatz auf null setzt und den Pflichttext einfügt; auf Android gibt es diesen Schalter derzeit nicht.

Die meisten fehlerhaften Rechnungen scheitern nicht an exotischen Fällen, sondern an denselben fünf, sechs Kleinigkeiten. Wer die Liste einmal gegen seine Vorlage hält, hat die Quote schon halbiert.

Die Folgen sind immer dieselben: Der Kunde verliert den Vorsteuerabzug oder muss um Korrektur bitten, die Zahlung verschiebt sich, und du bekommst den Fehler in der nächsten Betriebsprüfung noch einmal vorgehalten. Bei einer falsch ausgewiesenen Steuer kommt hinzu, dass du sie in der Regel schuldest, bis die Rechnung berichtigt ist. Berichtigen kannst du, indem du ein Korrekturdokument mit eindeutigem Bezug auf die ursprüngliche Rechnung ausstellst – nie durch stilles Überschreiben.

Eine gut aufgebaute Rechnung führt den Leser in der Reihenfolge durch, in der die Buchhaltung sie prüft. Das folgende Muster funktioniert für Handwerk und Dienstleistung gleichermaßen und enthält alle Pflichtangaben an ihrem üblichen Platz.

Wer nach diesem Muster arbeitet, hat automatisch alle Pflichtangaben an Bord. Die Vorlage kannst du einmal in Word bauen – oder ein Werkzeug nutzen, das Pflichtfelder nicht vergessen lässt, weil sie schon in der Maske stehen.