E-Rechnung Pflicht: Fristen 2025 bis 2028, zulässige Formate und ein Fahrplan für kleine Betriebe

Eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und sich automatisch verarbeiten lässt. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. Strukturiert heißt: Die Daten liegen als XML vor, so dass eine Software Rechnungsnummer, Beträge, Steuersätze und Bankverbindung ohne Abtippen einlesen kann.

Genau daran scheitert das klassische PDF. Ein PDF ist ein Bild der Rechnung, das ein Mensch lesen kann, aber keine Maschine sicher auswerten. Deshalb gilt seit 2025: Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung, sondern eine sogenannte sonstige Rechnung – rechtlich in derselben Kategorie wie Papier. Das überrascht viele, weil PDF-Rechnungen jahrelang als „elektronische Rechnung“ bezeichnet wurden.

Zulässig sind in Deutschland vor allem zwei Familien: die XRechnung als reines XML und ZUGFeRD beziehungsweise Factur-X als hybrides PDF, in dem das XML eingebettet ist. Bei ZUGFeRD zählt die Version ab 2.0.1, und die Profile MINIMUM und BASIC-WL gelten nicht als E-Rechnung, weil ihnen Pflichtdaten fehlen. Andere Formate sind möglich, wenn sie der EN 16931 entsprechen oder mit ihr interoperabel sind – in der Praxis eines Kleinbetriebs wirst du aber fast immer XRechnung oder ZUGFeRD sehen.

Die E-Rechnungspflicht wurde mit dem Wachstumschancengesetz in § 14 UStG verankert und kommt in Stufen. Sie betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, also das B2B-Geschäft. Für den Empfang gab es keine Übergangsfrist: Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen entgegennehmen können – ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus, und ein Recht, die XML-Datei abzulehnen und stattdessen Papier zu verlangen, gibt es nicht mehr.

Beim Ausstellen läuft eine Übergangsphase. Bis Ende 2026 darfst du an Geschäftskunden weiterhin Papierrechnungen stellen oder – wenn der Empfänger einverstanden ist – ein PDF schicken. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle, unabhängig vom Umsatz.

Wichtig ist der Blick auf den Vorjahresumsatz: Für die Stufe 2027 zählt der Gesamtumsatz des Jahres 2026. Die meisten Handwerksbetriebe mit ein bis zehn Mitarbeitern liegen darunter und haben damit bis Ende 2027 Zeit. Warten solltest du trotzdem nicht bis zum letzten Tag, denn deine größeren Kunden dürfen schon früher E-Rechnungen von dir verlangen – und tun das zunehmend.

Betroffen sind Leistungen zwischen Unternehmern, bei denen beide im Inland ansässig sind. Der klassische Fall im Handwerk: Du arbeitest für eine Hausverwaltung, einen anderen Betrieb, eine GmbH oder eine Behörde. Für Behörden galt die XRechnung ohnehin schon vorher – für Lieferanten des Bundes seit November 2020.

Nicht betroffen sind Rechnungen an Privatkunden. Wer die Küche einer Familie renoviert, darf weiterhin ein PDF oder Papier schicken. Ebenfalls ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise. Für bestimmte steuerfreie Umsätze gilt die Pflicht auch nicht – ob dein Fall darunter fällt, klärst du im Zweifel mit der Steuerberatung.

Eine eigene Rolle haben Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Sie müssen seit dem Jahressteuergesetz 2024 keine E-Rechnungen ausstellen, auch nicht ab 2028. Empfangen müssen sie aber sehr wohl, weil ihre Lieferanten E-Rechnungen schicken dürfen. Wer als Kleinunternehmer freiwillig XRechnungen stellt, ist auf der sicheren Seite, wenn Kunden es verlangen.

Und ein Punkt, der oft untergeht: Die Pflicht hängt nicht an deiner Rechtsform oder Betriebsgröße, sondern am Kunden. Ein Ein-Mann-Betrieb, der für Gewerbekunden arbeitet, ist ab 2028 genauso dran wie ein Mittelständler.

Die Empfangspflicht klingt harmlos, hat aber drei Teile. Erstens brauchst du einen Kanal, über den E-Rechnungen ankommen – ein E-Mail-Postfach genügt. Zweitens musst du die XML-Datei lesbar machen: Eine XRechnung ist ohne Software nur ein Textwust. Dafür gibt es kostenlose Viewer, und viele Rechnungs-Apps können XML- und ZUGFeRD-Dateien importieren und als saubere Rechnungsansicht anzeigen.

Drittens – und das ist der Teil, den fast alle unterschätzen – musst du die E-Rechnung im Originalformat aufbewahren. Nach § 14b UStG und § 147 AO beträgt die Frist für Rechnungen acht Jahre ab Ende des Kalenderjahres. Für E-Rechnungen heißt das: Die XML-Datei selbst muss bleiben, unverändert und maschinell auswertbar. Ein Ausdruck oder ein PDF-Screenshot ersetzt sie nach den GoBD nicht. Bei ZUGFeRD bewahrst du das komplette hybride PDF auf, weil das XML darin steckt.

Praktisch heißt das: Lege dir für Eingangsrechnungen einen festen Ablageort an – einen Ordner je Jahr, in dem XML und ZUGFeRD-PDFs unangetastet liegen, und daneben, wenn du willst, eine Sichtkopie als PDF. Wer die Dateien in eine App importiert, sollte prüfen, ob das Original dort ebenfalls unverändert gespeichert bleibt oder ob er es zusätzlich sichern muss.

Beide Formate erfüllen die E-Rechnung Pflicht. Die XRechnung ist das Format der Behörden und wird von jeder Buchhaltungssoftware verstanden; sie hat den Nachteil, dass der Kunde ohne Viewer nichts sieht. ZUGFeRD ist für Kunden angenehmer, weil das PDF wie eine normale Rechnung aussieht – setzt aber voraus, dass deine Software das Format sauber erzeugt, sonst ist das eingebettete XML wertlos.

Für die Praxis eines Handwerksbetriebs hat sich eine einfache Regel bewährt: XRechnung als XML erzeugen und zusätzlich ein normales PDF derselben Rechnung mitschicken. Der Kunde mit Buchhaltungssoftware nimmt das XML, der Kunde ohne schaut ins PDF, und du bewahrst beides auf. Frag deine Stammkunden, was ihre Buchhaltung bevorzugt – die Antwort spart dir spätere Rückfragen.

PlanifyMinds B2B erzeugt XRechnungen im CII-Format nach EN 16931 direkt vom Handy; das XML wird serverseitig gebaut und gegen die KoSIT-Regelwerke geprüft, weshalb du dafür Internet brauchst. Eine einfache XRechnung gibt es schon in der kostenlosen Version (das PDF trägt dann ein Wasserzeichen), die vollständige XRechnung ab Pro für 34,99 Euro im Monat. Ehrlich gesagt: ZUGFeRD kann die App nicht erzeugen, nur importieren. Wenn deine Kunden ausdrücklich ZUGFeRD verlangen, brauchst du dafür ein anderes Werkzeug.

Du brauchst keine Projektplanung, aber eine Reihenfolge. Die folgenden Schritte sind für einen Betrieb mit einem Büro-Nachmittag pro Woche gedacht und lassen sich über zwei bis drei Wochen verteilen.

Wer diese Liste einmal abgearbeitet hat, merkt schnell, dass die E-Rechnung im Alltag eher Arbeit spart als macht: Beträge müssen nicht mehr abgetippt werden, Zahlungsziele stehen maschinenlesbar drin, und die Ablage ist automatisch sortiert.