XRechnung erstellen: Pflichtfelder, Leitweg-ID und Übermittlung – Schritt für Schritt vom Handy aus

Die XRechnung ist das deutsche CIUS-Profil der europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen: ein reines XML-Dokument, das alle Rechnungsdaten strukturiert enthält und von der KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards, gepflegt wird. Aktuell gilt Version 3.x. Als Syntax sind UBL und CII erlaubt; beide transportieren denselben Inhalt, und Stellen, die XRechnungen annehmen, verarbeiten in der Regel beide.

Verlangt wird die XRechnung vor allem von der öffentlichen Hand. Für Lieferanten des Bundes ist sie seit dem 27. November 2020 nach der E-Rechnungsverordnung Pflicht; viele Länder und Kommunen haben eigene Regelungen, die im Ergebnis auf dasselbe hinauslaufen. Wenn du für ein Bauamt, eine Schule, ein Landesamt oder einen kommunalen Eigenbetrieb arbeitest, brauchst du sie fast immer.

Seit der E-Rechnungspflicht im B2B-Geschäft ist die XRechnung außerdem ein zulässiges Format für Rechnungen an jedes andere Unternehmen. Viele Betriebe nutzen sie deshalb als Standard: einmal erzeugt, funktioniert dieselbe Datei bei Behörden, bei der Hausverwaltung und beim Steuerberater. Der einzige Nachteil ist, dass ein Mensch das XML nicht ohne Viewer lesen kann – weshalb du in der Praxis oft ein PDF derselben Rechnung als Sichtkopie dazulegst.

Die XRechnung übernimmt die Pflichtangaben aus § 14 Abs. 4 UStG und ergänzt eigene Regeln, die über die normale Papierrechnung hinausgehen. Fehlt eines der folgenden Felder oder ist es falsch befüllt, lehnt der Validator die Datei ab – und mit ihm das Rechnungsportal.

Die meisten Ablehnungen gehen auf drei Felder zurück: die Leitweg-ID, den Verkäufer-Kontakt mit Telefon und E-Mail und die Bankverbindung. Wer diese drei einmal korrekt in seinen Stammdaten hinterlegt hat, ist mit den meisten Validierungsfehlern durch.

Die Leitweg-ID ist die Adresse der Behörde im Rechnungsverkehr. Sie sorgt dafür, dass deine XRechnung auf dem zentralen Portal des Bundes oder Landes an die richtige Stelle – das richtige Amt, die richtige Abteilung – weitergeleitet wird. Ohne sie weiß das Portal nicht, wohin mit der Rechnung, und weist sie ab.

Aufgebaut ist die Leitweg-ID aus bis zu drei Teilen, getrennt durch Bindestriche, zum Beispiel 04011000-1234512345-06. Der erste Block ist die Grobadressierung und bezeichnet die öffentliche Stelle, etwa ein Land oder eine Kommune. Der mittlere Block ist die Feinadressierung, mit der die Stelle ihre Abteilungen oder Organisationseinheiten unterscheidet; er kann auch entfallen. Die zwei Ziffern am Ende sind eine Prüfziffer, mit der das Portal Tippfehler erkennt.

Woher bekommst du sie? Ausschließlich vom Auftraggeber. Die Leitweg-ID steht in der Regel auf der Bestellung, im Auftragsschreiben oder in den Vergabeunterlagen; wenn nicht, fragst du bei der Stelle nach, die den Auftrag erteilt hat. Raten oder aus einer anderen Rechnung übernehmen funktioniert nicht, weil viele Behörden mehrere Leitweg-IDs für verschiedene Abteilungen führen. Manche Stellen verlangen zusätzlich eine Bestell- oder Vertragsnummer im entsprechenden Feld – auch das steht auf der Bestellung.

Im B2B-Geschäft brauchst du keine Leitweg-ID. Das Feld Käuferreferenz kannst du dort leer lassen oder mit einer Referenz füllen, die der Kunde wünscht, etwa seiner Bestellnummer.

Wie die XRechnung zum Empfänger kommt, hängt davon ab, wer der Empfänger ist. Beim Bund laufen Rechnungen über zwei zentrale Plattformen: die ZRE, die Zentrale Rechnungseingangsplattform für die unmittelbare Bundesverwaltung (Ministerien und ihre nachgeordneten Behörden), und die OZG-RE für die mittelbare Bundesverwaltung sowie die Länder, die sich angeschlossen haben. Andere Länder betreiben eigene Portale. Auf allen Plattformen registrierst du dich einmalig und kannst die XML-Datei dann hochladen, per E-Mail an eine Portaladresse schicken oder über Peppol einliefern.

Peppol ist ein internationales Netzwerk für den Austausch elektronischer Dokumente. Um darüber zu senden, brauchst du einen Zugangspunkt, einen sogenannten Access Point, den ein Dienstleister betreibt. Für Kleinbetriebe lohnt sich das selten: Upload oder E-Mail an das Portal reichen aus, und Peppol ist ein zulässiger, kein vorgeschriebener Weg. Erst wenn ein großer Kunde ausdrücklich darauf besteht, wird ein Provider Thema.

Im B2B-Geschäft ist es viel einfacher: Du hängst die XML-Datei an eine E-Mail, gern zusammen mit einem PDF als Sichtkopie, und schickst sie an die Rechnungsadresse des Kunden. Mehr verlangt das Gesetz nicht. PlanifyMinds B2B ist im Business-Tarif Peppol-ready – die App prüft Empfänger-ID und Format und stellt ein Exportpaket bereit –, versendet aber selbst nichts über Peppol. Ohne eigenen Provider oder Access Point läuft der Peppol-Weg also außerhalb der App; per E-Mail und Portal-Upload bist du dagegen sofort startklar.

Eine XRechnung, die formal fehlerhaft ist, wird nicht bearbeitet – sie wird abgewiesen, und die Zahlung verschiebt sich um Wochen. Deshalb gehört die Validierung vor den Versand. Die KoSIT stellt ein kostenloses Prüftool bereit, das eine XML-Datei gegen das aktuelle XRechnung-Regelwerk testet und jeden Verstoß mit Regelnummer und Klartext ausgibt. Die Rechnungsportale verwenden dieselben Regeln: Was beim Validator durchgeht, geht in aller Regel auch dort durch.

Die Meldungen unterscheiden zwischen Fehlern, die zur Ablehnung führen, und Warnungen, die du prüfen, aber nicht zwingend beheben musst. Typische Fehler sind eine fehlende Leitweg-ID bei einer Behördenrechnung, ein leeres Telefonfeld beim Verkäufer, eine fehlende IBAN, Summen, die um einen Cent abweichen, oder ein falscher Steuercode bei einer steuerfreien Leistung.

Gute Software validiert, bevor sie die Datei überhaupt herausgibt. Bei der hier beschriebenen App wird die XRechnung serverseitig erzeugt und gegen die KoSIT-Regelwerke geprüft; du brauchst dafür eine Internetverbindung. Das ersetzt aber nicht die Kontrolle beim Empfänger: Die letzte Instanz ist immer das Portal oder die Buchhaltung deines Kunden, und Stammdatenfehler – eine alte Telefonnummer, eine falsch abgeschriebene Leitweg-ID – kann kein Validator erkennen.

Der folgende Ablauf zeigt, wie eine XRechnung mit einer Rechnungs-App auf dem Smartphone entsteht – direkt nach der Abnahme, noch vom Kundenparkplatz aus. Die Schritte gelten sinngemäß für jede Software; die Tarifangaben beziehen sich auf PlanifyMinds B2B.

Vom ersten Kundenkontakt bis zur hochgeladenen XRechnung dauert das nach ein paar Durchläufen weniger als zehn Minuten. Die Zeit steckt fast ausschließlich im ersten Schritt: Stammdaten, die einmal vollständig sind, machen jede weitere Rechnung zur Routine.