GoBD einfach erklärt: Was GoBD-konform bedeutet, wer betroffen ist und welche Pflichten gelten

Die GoBD sind kein Gesetz, sondern ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen an die Finanzverwaltung. Die aktuelle Fassung stammt aus dem Jahr 2019 und wurde 2024 ergänzt, unter anderem zum Datenzugriff der Finanzverwaltung. Das Schreiben legt fest, wie die Finanzämter die gesetzlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten aus der Abgabenordnung und dem Handelsgesetzbuch auslegen, wenn Bücher und Belege elektronisch geführt werden – also heute praktisch immer.

Weil die GoBD die Verwaltungsauffassung wiedergeben, binden sie zunächst die Finanzbeamten, nicht direkt dich. In der Praxis macht das keinen Unterschied: Ein Prüfer arbeitet nach den GoBD, und wenn deine Buchführung ihren Anforderungen nicht entspricht, kann er sie als nicht ordnungsgemäß verwerfen. Die Folge sind Schätzungen, Hinzuschätzungen und im schlimmsten Fall ein Verfahren wegen Steuerverkürzung. Die GoBD sind also der Maßstab, an dem deine Unterlagen gemessen werden.

Die zugrunde liegenden Pflichten stehen in § 147 AO (Aufbewahrung) und für Rechnungen in § 14b UStG. Die GoBD füllen diese Paragrafen mit Leben: Sie sagen, was „unveränderbar“ heißt, wann eine Erfassung „zeitgerecht“ ist und wie ein Prüfer auf deine Daten zugreifen darf. Für kleine Betriebe ist entscheidend, dass die GoBD keinen Unterschied nach Größe machen – die Anforderungen gelten dem Grunde nach für alle, nur der Umfang der Umsetzung ist verhältnismäßig.

Die GoBD bündeln sechs Anforderungen, die sich gegenseitig ergänzen. Zusammen beantworten sie die Prüferfrage: Ist das vollständig, ist es richtig, wurde es rechtzeitig erfasst, findet man es wieder, und wurde nachträglich etwas geändert?

Der Grundsatz der Unveränderbarkeit ist der, an dem die meisten kleinen Betriebe scheitern. Eine Rechnung in einer Textverarbeitung, die du bei jeder neuen Rechnung überschreibst, ist nicht unveränderbar. Eine Tabelle, in der du Beträge im Nachhinein korrigierst, ohne dass die alte Version erhalten bleibt, ebenso wenig. Software, die jede Änderung mit Datum und Vorher-Nachher-Stand festhält, oder eine Ablage, in der die Originaldatei unangetastet bleibt und Korrekturen als neue Dokumente erfolgen, erfüllt die Anforderung.

Die GoBD gelten für alle, die nach Steuer- oder Handelsrecht Bücher führen oder Aufzeichnungen machen müssen. Das sind nicht nur bilanzierende Unternehmen, sondern auch Selbstständige und Freiberufler mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Nebenerwerbler und Vermieter mit Aufzeichnungspflichten. Wer Rechnungen schreibt, Belege sammelt und daraus eine Steuererklärung macht, fällt darunter.

Der Umfang ist verhältnismäßig: Von einem Einzelunternehmer mit zwanzig Ausgangsrechnungen im Monat wird keine Buchhaltungsabteilung erwartet. Aber auch bei ihm müssen die Rechnungen fortlaufend nummeriert, vollständig, zeitnah erfasst und unverändert aufbewahrt sein – und er muss erklären können, wie er das sicherstellt. Der häufige Irrtum „ich mache nur EÜR, die GoBD betreffen mich nicht“ stimmt nicht.

Für die elektronische Seite gilt: Sobald du Rechnungen mit einem Programm erstellst, Belege als PDF erhältst oder Kontoauszüge online abrufst, sind das elektronische Unterlagen im Sinne der GoBD. Sie müssen in dieser Form aufbewahrt werden; ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht. Und der Prüfer darf auf diese Daten zugreifen – entweder direkt im System, über eine Auswertung durch dich oder über einen Datenträger. Das gilt für die Rechnungs-App auf dem Handy genauso wie für das Buchhaltungsprogramm im Büro.

Die GoBD verlangen für jedes Datenverarbeitungssystem eine Verfahrensdokumentation. Dahinter verbirgt sich eine Beschreibung, wie Belege in deinem Betrieb entstehen, verarbeitet, abgelegt und aufbewahrt werden – und wer dafür zuständig ist. Ein Prüfer soll die Dokumentation lesen und danach verstehen, wie ein Auftrag zur Rechnung wird, wo die Rechnung liegt, wie eine Eingangsrechnung erfasst wird und wie Fehler korrigiert werden.

Für einen kleinen Betrieb reichen in der Regel wenige Seiten. Wichtig sind vier Teile: eine allgemeine Beschreibung (was macht der Betrieb, welche Belege gibt es), eine Anwenderdokumentation (welche Programme und Apps werden wie genutzt), eine technische Beschreibung (wo liegen die Daten, wie wird gesichert) und eine Beschreibung der Kontrollen (wer prüft was, wie werden Änderungen protokolliert). Für ersetzendes Scannen gehört zusätzlich der Scanablauf hinein.

Fehlt die Verfahrensdokumentation, ist das für sich genommen kein Grund, die Buchführung zu verwerfen – solange die Nachvollziehbarkeit anders gegeben ist. Trotzdem lohnt sich der Aufwand: Sie zwingt dich, deine Abläufe einmal aufzuschreiben, und dabei fallen Lücken auf, etwa fehlende Backups oder unklare Zuständigkeiten. Vorlagen gibt es von Kammern und Verbänden; die endgültige Fassung solltest du mit deiner Steuerberatung abstimmen und bei jeder Änderung deiner Abläufe fortschreiben.

Rechnungen und andere Buchungsbelege bewahrst du acht Jahre auf – seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz, das die Frist von zehn auf acht Jahre verkürzt hat (§ 14b UStG, § 147 AO). Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse und die Verfahrensdokumentation bleiben zehn Jahre. Die Frist beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist: Eine Rechnung vom März 2026 bewahrst du bis Ende 2034 auf. Läuft eine Betriebsprüfung oder ein Einspruch, verlängert sich die Frist entsprechend.

Elektronische Belege bleiben elektronisch. Eine E-Rechnung im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format ist das XML – das ist das Original, nicht der Ausdruck und nicht das hübsche PDF, das dein Programm daraus macht. Die XML-Datei muss unverändert, maschinell auswertbar und für den Prüfer zugänglich aufbewahrt werden. Wer E-Rechnungen nur als Bildschirmfoto oder Ausdruck sammelt, hat nach den GoBD nichts aufbewahrt.

Dasselbe gilt für Rechnungen, die du selbst als XRechnung verschickst: Das XML, das beim Kunden ankommt, ist auch dein Beleg. Achte darauf, dass du zu jeder Ausgangsrechnung das erzeugte XML und das PDF gemeinsam ablegst und dass sich beide später eindeutig zuordnen lassen. Prüfsummen helfen dabei: Sie zeigen, dass eine Datei seit dem Export nicht verändert wurde.

Papierbelege dürfen nach dem Scannen vernichtet werden, wenn der Scan das Original vollständig und lesbar wiedergibt und der Ablauf in der Verfahrensdokumentation beschrieben ist. Das gilt für Tankquittungen, Lieferscheine, Rechnungen vom Großhandel und die Quittung aus dem Baumarkt. Ein Foto mit dem Handy reicht in der Regel, wenn alle Angaben erkennbar sind und die Datei anschließend unverändert bleibt.

Was vorher zu klären ist: Welche Belege scannst du, wer scannt, wie wird die Qualität geprüft, wo wird die Datei abgelegt und wann darf das Papier weg? Belege, die aus rechtlichen Gründen im Original gebraucht werden – etwa notarielle Urkunden oder Dokumente, deren Beweiskraft am Papier hängt –, bleiben in Papierform. Im Zweifel behältst du das Original, bis die Steuerberatung Entwarnung gibt.

Nach dem Scan gelten für die Datei dieselben Regeln wie für jede elektronische Unterlage: acht Jahre aufbewahren, unverändert, geordnet, wiederauffindbar, zugänglich für den Prüfer. Eine Bilddatei, die du nachträglich beschneidest oder bearbeitest, ist kein zuverlässiger Beleg mehr. Lege deshalb den Scan einmal ab und rühre ihn danach nicht mehr an.

Es gibt keine Zertifizierung der GoBD durch das Finanzamt. Keine Behörde prüft Programme und stellt Bescheinigungen aus, und das BMF-Schreiben sagt das ausdrücklich. Wenn ein Anbieter mit „GoBD-zertifiziert“ wirbt, meint er in der Regel ein Testat eines Wirtschaftsprüfers oder eine Selbsteinschätzung – beides kann hilfreich sein, ersetzt aber nicht deine eigene Verantwortung. Die Ordnungsmäßigkeit deiner Buchführung liegt immer bei dir, nie beim Softwarehersteller.

Was Software leisten kann: unveränderbare Erfassung mit Protokoll, fortlaufende Nummern, geordnete Ablage, Exporte im Originalformat, Prüfsummen, die Manipulationen sichtbar machen, und Auswertungen für den Datenzugriff. Was sie nicht leisten kann: die Vollständigkeit deiner Belege garantieren, die Verfahrensdokumentation schreiben oder die Aufbewahrung über acht Jahre übernehmen, wenn du das Programm längst gewechselt hast.

PlanifyMinds B2B geht damit offen um: Zu jeder Rechnung erzeugst du mit Pro ein GoBD-Exportpaket – ein ZIP mit Rechnungs-PDF, XRechnung-XML und einer Metadaten-Datei mit SHA-256-Prüfsummen, an denen sich später erkennen lässt, ob eine Datei verändert wurde. Das ist eine belastbare Grundlage für die Ablage, aber kein revisionssicheres Archiv: Die App garantiert keine Unveränderbarkeit im System und übernimmt keine Aufbewahrung. Das Paket legst du in deinem eigenen Archiv ab – mit Backup und Verfahrensdokumentation. Eine Buchhaltung ist die App ebenfalls nicht.

Die folgende Liste ersetzt keine Prüfung durch die Steuerberatung, deckt aber die Punkte ab, an denen kleine Betriebe in der Praxis am häufigsten hängen. Arbeite sie einmal durch und danach jedes Jahr beim Abschluss – die meisten Punkte sind in einer Stunde erledigt, wenn die Abläufe einmal stehen.